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15Sep

Les dix commandements de l’archivage

1. Le classement sur ton bureau tu feras

C’est la base ! Pour ne pas être au bout du rouleau avant d’avoir commencé, on te conseille de classer régulièrement les documents que tu empiles sur le coin du bureau. Garde les documents dont tu as besoin régulièrement sous la main et écarte ceux qui sont bons à partir aux archives. Mets-les dans une pochette et lorsque tu auras assemblé un bon nombre de pièces, tu files aux archives. Pour être encore plus efficace, et si tu es toqué tu peux déjà trier par catégorie les documents dans ta pochette.

2. Une politique d’archivage tu définiras

Pour que tes employés puissent être autonome, ils auront dans cette charte, les règles établies à bien respecter pour un classement harmonieux et surtout éviter la crise de nerfs !

3. Le bon mode de classement des documents tu choisiras

Qu’il soit alphabétique, numérique ou thématique, tu choisiras le bon système de classement qui sera le plus adapté au fonctionnement de ton entreprise.

4. Un coin équipé pour tes archives tu trouveras.

En fonction de ton activité et de la taille de ton entreprise, le lieu de stockage devra être plus ou moins grand. Il est préférable d’y installer des étagères (solides), nous te conseillons de ne pas stocker au sol pour éviter d’éventuelles dégradations.

5. Les besoins tu anticiperas

Le classement c’est sur du long terme, anticipe donc l’achat du matériel pour ne pas procrastiner et surtout la place nécessaire pour que tes archives coulent des jours heureux.

6. L’art de jeter tu auras

Avant de remonter tes manches pour démarrer l’archivage, commence par te renseigner sur les documents à conserver et à jeter. Nous t’avons d’ailleurs concocté un article sur les pièces à conserver et leurs durées légales de conservation.

7. Le bon conditionnement tu choisiras

On te conseille des boîtes d’archivage en carton ou tu pourras apposer la catégorie de documents, les autres renseignements nécessaires et surtout la dater ! Privilégie les chemises que tu glisseras dans ces boîtes et évite les pochettes avec élastiques, qui vieillissent mal.

8. Les délais d’archivage tu respecteras

Si tu suis le précédent commandement, tu comprendras vite pourquoi il faut dater. En effet, les archives, ça prend de la place, on n’est pas contre le fait de se débarrasser de quelques boîtes chaque année. Une datation claire (mois et année) te permettra de faire le point facilement sur ce que tu peux jeter.

9. La destruction des documents confidentiels tu respecteras

Attention, tu ne dois jamais jeter des documents confidentiels, que ce soit de ton entreprise ou de tes salariés dans la corbeille ou au recyclage comme ça. Pour une garantie optimale et parce que c’est marrant, tu peux investir dans un destructeur de documents.

10. Où alors, à l’archivage numérique tu songeras

On n’a pas tous la possibilité de stocker un grand nombre de documents et encore moins d’y consacrer une pièce. Donc pour se faire même principe, établir un bon mode de classement et numériser régulièrement les documents et cela sans bouger ! Le top non?

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